Quem nunca ouviu ou até mesmo falou a frase “tempo é dinheiro”, que atire a primeira pedra! Quando temos uma empresa então, essa é praticamente a realidade. Por isso, saber como otimizar o tempo nos negócios, faz parte da busca em obter melhores resultados.
Mas como fazer isso em um mundo onde tudo acontece tão rápido? Ou, como otimizar o tempo necessário se vez ou outra você pode ter aquela sensação de que “só você” pode fazer uma coisa ou outra?
Acredite: nós sabemos que é difícil identificar pontos na nossa rotina onde podemos realmente otimizar tempo. Por isso, resolvemos trazer neste post algumas dicas para otimizar o tempo do seu time (e até o seu) e consequentemente, ter mais resultados!
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Você vai ver nesse post:
O que é e por que é importante otimizar o tempo?
- Conheça bem a sua lista de afazeres
- Quais recursos você utiliza diariamente nas suas demandas?
- Reorganize as demandas
- Utilize ferramentas de automação
- Não se esqueça de ter tempo livre
O que é e por que é importante otimizar o tempo?
Tempo é um ativo valioso. Não só por conta do jargão de que “tempo é dinheiro”, mas sim pelo fato de que o tempo passado simplesmente não volta.
Pode parecer clichê falar desta forma, mas acredite, não é e muitas pessoas (talvez até você) precisam ser lembradas de que o tempo realmente passa e não só nas coisas e situações pessoais, mas no âmbito profissional também.
A verdade é que o tempo não deve ser negociado para baixo. Mas como assim? Quando você vende um produto ou serviço em decorrência da expertise que você tem em entregar algo de valor para alguém, você deve ter em mente duas coisas:
A primeira: o seu conhecimento oferece valor para quem o buscou.
A segunda: você deve fazer valer este investimento.
Mais uma vez: o tempo passado não volta. Quando você entender que o tempo que você perde em atividades que poderiam ser feitas de outra forma (mais ágil) certamente irá te render mais resultados, certamente você não irá sentir falta de todo o trabalho minucioso que você faz hoje.
Saber otimizar a sua rotina e os seus afazeres é uma excelente forma de potencializar resultados. Uma rotina pessoal e empresarial bem definida, é capaz de tirar de você aquela sensação de esgotamento constante com pouco resultado.
Dito isso, caso você ainda não tenha entendido a importância de otimizar o tempo, deu para refletir, certo? Então sem mais delongas, vamos para as dicas que achamos importantes para o seu dia a dia na empresa.
1.Conheça bem a sua lista de afazeres
Quantas vezes você já se perdeu em meio a quantidade de atividades que você precisa fazer?
Um indicativo disso, é começar a fazer uma coisa e 2 minutos depois já estar em outra. Várias, né?
Todos nós já passamos por essa situação, por isso, a primeira coisa da lista de afazeres para conseguir otimizar tempo na sua empresa é sem dúvida alguma, entender exatamente quais são as atividades desempenhadas por cada pessoa do seu time de forma detalhada.
Exemplo: como funciona o seu time de contas a pagar? Quais são as demandas de cada pessoa?
Se você é uma “eu-empresa”, as empresas de uma pessoa só, este passo também é essencial. Discrimine tudo o que você faz, todas as atividades.
Para fazer essa atividade com maior assertividade, tente separar as atividades conforme o grau de importância. Por exemplo:
- Na primeira semana do mês: emitir e enviar notas fiscais para clientes;
- Na segunda semana: conferir pagamento de colaboradores;
- Na terceira semana: conferir recebimento de pagamentos;
- Na quarta semana: conferir as notas fiscais recebidas.
Isso irá te ajudar a ter melhor visibilidade sobre as demandas e o sobre o tempo que você investe em cada uma delas.
2.Quais recursos você utiliza diariamente nas suas demandas?
Trabalhar em meio ao caos e bagunça, é uma das coisas que favorecem a procrastinação. Por isso, é importante entender quais são os recursos que você já utiliza de acordo com as demandas que você (e seus colaboradores) possuem, quais são as ferramentas que você já utiliza para facilitar as atividades do dia a dia?
Dito isso é importante que você organize esses recursos: mesa, armários, relatórios, pastas no computador, softwares, cadernos… Tudo aquilo que você usa para facilitar o seu dia a dia. Certamente em meio a essa organização, você irá encontrar coisas que podem nem ser tão úteis e outras que podem ser super úteis, mas que você já tinha esquecido disso devido a correria do dia a dia.
3.Reorganize as demandas
Agora que você já sabe tudo o que está sob a sua responsabilidade ou sob a responsabilidade do seu time, entenda onde que cada um pode estar com sobrecarga de trabalho e se possível, faça a redistribuição dessas atividades.
4.Utilize ferramentas de automação
Uma das formas mais eficazes para ganhar tempo, é usar ferramentas de gestão do tempo.
Trazendo essa realidade para as empresas, é importante que você aprenda não só a delegar demandas para pessoas diferentes, mas que utilize ferramentas que possam ajudar você e os seus colaboradores a deixar os processos repetitivos nas mãos de um software de automação.
Engana-se quem pensa que isso é só para grandes empresas! Os softwares e sistemas de automação são para empresas de todos os tamanhos: de MEIs, até empresas de grande porte. O que muda, é a quantidade de processos que você pode automatizar.
Por exemplo: um RPA pode te ajudar a fazer o controle de pedidos, acompanhamento de estoque e logística de envio de produtos.
Já um software de conciliação de cartão de crédito, pode te ajudar a ter certeza de que você está recebendo os valores corretos pagos em cartão e ao mesmo tempo, garante que você está pagando as taxas conforme o acordo feito com a sua empresa adquirente.
Um outro exemplo, é o acompanhamento de emissão e recebimento de Notas Fiscais junto ao Ministério da Fazenda. Esse processo pode acarretar alguns erros junto ao site do Governo e você pode ter problemas com impostos. Um software como o taxmart da pollvo, pode te ajudar com isso.
São diversos os benefícios que os processos de automação para ajudar aumentar a produtividade na empresa e otimizar tempo. Você só precisa estar disposto a conhecer as ferramentas.
Inclusive, se você fez todo esse passo a passo e está com dificuldade em entender como e quais processos podem ser otimizados na sua empresa, nós podemos te ajudar a fazer este diagnóstico. É só clicar aqui e falar com o nosso time!
5.Não se esqueça de ter tempo livre
Por último e não menos importante, tanto para você quanto para o seu time, é importante investir em tempo de qualidade. E sim, isso está diretamente relacionado com a produtividade e otimização de tempo, isso porque, quando estamos com a cabeça extremamente cheia, a nossa produtividade tende a cair.
Ou seja: demoramos mais tempo para fazer o que precisa ser feito. Uma atividade que pode ser feita em meia hora, pode levar o dobro deste tempo para quem se sente sobrecarregado.
Respeite os horários de entrada e saída dos seus colaboradores, evite contato de trabalho fora do horário combinado para o trabalho. Se você trabalha sozinho, estipule horários de atendimento aos seus clientes.
Uma outra dica, é colocar na sua agenda o “tempo do cafezinho”, às vezes, uma parada de 15 minutos de manhã e uma à tarde para esticar as pernas, tomar um chá ou um café, pode fazer milagres na sua rotina.
Ah, e se você gostou da sua leitura até aqui, aproveite para conferir este outro post aqui do nosso blog: Gestão financeira empresarial: tudo o que você precisa saber!
